Jak poprawić efektywność pracy, czyli złodzieje czasu w pracy biurowej

Redakcja elblag.net
napisz do mnie ‹
moje inne artykuły ‹

Badania mierzące zaangażowanie w pracy potwierdzają, że Polacy sadowią się w samej czołówce narodów europejskich pod kątem ilości godzin spędzanych na pracy zawodowej. Statystyczny Polak pracuje średnio 8h i 44min dziennie. Większość osób czynnych zawodowo pracuje standardowe 8 godzin, a co trzecia nawet więcej. 15% wszystkich pracujących spędza w miejscu pracy nawet 11 h.

Dobra organizacja pracy, czyli efektywność 

Psychologia pracy to dziedzina nauki zajmująca się m.i. sposobami uzyskania jak największej efektywności w pracy m.in. poprzez poprawę organizacji pracy pracownika i jego firmy. Badania bowiem wykazują, że pracownik na efektywną pracę jest w stanie poświęcić "jedynie" 6h i 40 min. dziennie. Pozostałe 100 minut zużywa na inne czynności. To wyjaśnia, dlaczego kładzie się tak ogromny nacisk na określone zasady pracy biurowej, m.in poprzez stosowanie zaawansowanych narzędzi organizujących pracę, takich, które dostarcza każde szkolenie Outlook. 

MS Outlook - asystent pracy biurowej

Umiejętność posługiwania się aplikacją Outlooka a przede wszystkim podporządkowanie się jej komunikatom sprawi, że godziny spędzone w pracy biegną szybko a jednocześnie zaplanowane na dany dzień czynności toczą się jedna po drugiej. Niezwykle przydatna w życiu biurowym jest segregacja e-maili. Szczególnie dla osób, które "pracują projektami", a każdy projekt to inne grono zaangażowanych pracowników. Stworzenie reguł reagujących na nazwiska automatycznie przyporządkowuje wiadomości do kolejnych grup zadaniowych, odpowiednio nazwanych folderów. Dzięki temu łatwo zaplanować czas poświęcany na kolejne zbiory tematów. 

Zarządzanie e- mailami 

Umiejętne zarządzanie e-meilami wpływającym do skrzynki odbiorczej to jedno z pierwszych zadań omawianych na każdym kursie Outlooka. Dlaczego? Ponieważ większość z nas nie potrafi zignorować nadejścia nowej wiadomości i jest w stanie przerwać każdą pracę, by się z nią zapoznać. W niektórych organizacjach nagminnie jest stosowane również DW, to rozszerzenie chroniące pracownika przed pełnią odpowiedzialności. Dlatego zwykle pracownikom wyższego szczebla doradza się wykonanie dwóch zadań: wydanie polecenia, by nie dołączać jego adresu do e-maili, bez wyjątków, oraz wyłączenie powiadomienia o nadchodzącej wiadomości. 

Ten prosty trik sprawia, że skrzynka odbiorcza przestaje być zasypywana dziesiątkami niepotrzebnych tak naprawdę wiadomości i sami decydujemy, w której części dnia zapoznajemy się z nimi i oczywiście kiedy odpisujemy.

Kalendarz i zadania

Dobra organizacja pracy nieodłącznie związana jest z dyscypliną i systematycznością. W jej utrzymaniu pomogą narzędzia Outlooka: kalendarz i zadania. Ale tylko pod warunkiem przestrzegania narzuconych sobie zasad. Wpisując zadanie do wykonania zawsze warto przewidzieć ilość czasu, który można danemu zadaniu poświęcić, starając się go nie przekraczać. Dokładnie to samo powinno towarzyszy zaplanowanym spotkaniom, które często wymykają się spod kontroli. Bezwzględna kontrola czasu, narzucona przez system, szybko przynosi efekty. 

Wszystkie niezbędne triki utrzymania koncentracji w pracy i wykorzystania narzędzi biurowych otrzymuje się na kursach z MS Outlook organizowanych dla firm. Szkolenie z MS Outlook pomaga pozbyć się wszelkich "złodziei czasu" i zapanować nad efektywnością godzin spędzanych w miejscu pracy.