Płatności firmowe z konta prywatnego – czy są możliwe?

Redakcja elblag.net
napisz do mnie ‹
moje inne artykuły ‹

Od kiedy konto firmowe jest obowiązkowe? Wciąż nie jest, ale w związku z wprowadzeniem od 1 września 2019 roku białej listy podatników, posiadanie odrębnego konta firmowego jest zarówno w interesie Twoim jak i Twoich kontrahentów

Biała lista podatników funkcjonuje już od września zeszłego roku, ale do 1 stycznia 2020 r. trwał jeszcze okres przejściowy. Od początku obecnego roku każdy przedsiębiorca może wykonywać i otrzymywać przelewy tylko na przypisane konto na białej liście podatników VAT.

Wcześniej tylko przedsiębiorcy, którzy zatrudniali min. 10 osób, a ich ubiegłoroczne dochody przekroczyły równowartość 2 mln euro mieli obowiązek posiadania dedykowanego rachunku firmowego.

Płatności firmowe z konta prywatnego 2019

„Płatności firmowe z konta prywatnego 2019 były możliwe, bo do września zeszłego roku sytuacja nie była jeszcze uregulowana. Można było równie dobrze obsługiwać firmowe finanse, rachunkiem prywatnym. Często decydowały się na to osoby, które prowadziły jednoosobową działalność gospodarczą. Większym firmom trudno byłoby zapanować nad księgowością, gdyby wpływy i wydatki były realizowane za pomocą konta osobistego prezesa. Takie podmioty więc już wcześniej korzystały z dedykowanych rachunków firmowych” – tłumaczą eksperci z Aasa dla Biznesu, instytucji finansowej oferującej atrakcyjne pożyczki inwestycyjne.

Ustawodawcy dali przedsiębiorcom przejściowy czas od września 2019 roku do 1 stycznia 2020 roku, aby każdy z nich założył sobie konto biznesowe. Dlaczego? Bo tylko takie rachunki mogą znajdować się na białej liście podatników VAT.

Jest to rejestr, który prowadzi Krajowa Administracja Skarbowa. Możesz w nim wyszukać Twojego potencjalnego kontrahenta, ale i sprawdzić siebie.

Wystarczy wpisać numer konta, NIP, REGON czy nazwę danego podmiotu i sprawdzić, czy:

• dane, podawane przez Twojego kontrahenta, są prawdziwe (system pobiera je z CEiDG),
• nie masz do czynienia z osobą, która unika płacenia należności podatkowych,
• rachunek bankowy firmy jest na pewno zarejestrowanym kontem firmowym, a nie prywatnym.

Pamiętaj, że jeśli przelejesz swojemu kontrahentowi więcej niż 15 tys. zł na konto niezarejestrowane na białej liście podatników, to nie możesz zaliczyć go do swoich kosztów uzyskania przychodu. Dlatego traktowanie rachunku prywatnego jako firmowego jest teraz zupełnie nieopłacalne.

Popatrz na to z drugiej strony. Jeżeli Twoje konto nie będzie widoczne na białej liście podatników, to mało kto będzie chciał nawiązać z Tobą współpracę, bo opłacenie Twojej faktury nałoży na niego konieczność uiszczenia wyższego podatku.

Konto prywatne a konto firmowe – czym się różnią?

Najważniejszą rzeczą, która różni konto prywatne a konto firmowe jest fakt, że są to produkty bankowe dostosowane do zupełnie różnych grup. Konto prywatne służy przede wszystkim do zarządzania budżetem klienta indywidualnego. Pozwala na otrzymywanie wynagrodzenia z pracy, opłacanie kartą prywatnych zakupów i jest podstawą udokumentowania dochodu przy staraniu się o kredyt.

Z kolei konto firmowe ma na celu sprostać wymaganiom przedsiębiorców. Przykładowo banki oferują zwolnienie z opłaty za prowadzenie rachunku przez dwa lata, zapewniają darmowe przelewy do ZUS-u i urzędu skarbowego, udostępniają program do wystawiania faktur albo terminal, który umożliwi klientom płatności kartą.

Bycie klientem firmowym daje również korzyści, związane z ofertą kredytową. Banki proponują przedsiębiorcom kredyty obrotowe na sfinansowanie bieżących wydatków, większy limit na karcie kredytowej czy kredyt inwestycyjny. Alternatywą dla oferty bankowej w tym zakresie jest pożyczka na rozwój firmy, o którą można ubiegać się już od pierwszego dnia działalności.

Rachunek prywatny jako firmowy

W związku z wprowadzeniem białej listy podatników VAT stanowczo odradzamy wykorzystywanie rachunku prywatnego jako firmowego. Jeszcze przed regulacjami, wprowadzonymi w 2019 roku warto było taki rachunek posiadać, ale po zmianach to prawdziwy „must-have” dla profesjonalnego przedsiębiorcy.

Dlaczego warto mieć konto firmowe? Przede wszystkim oddzielasz wydatki prywatne od tych biznesowych, łatwiej jest prowadzić podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów oraz udokumentować wszystkie wpływy i wydatki na wypadek kontroli z urzędu skarbowego.

Posiadanie rachunku biznesowego daje Ci również szansę skorzystania z promocji bankowych. Za aktywność na koncie możesz na przykład zyskać bezpłatną możliwość korzystania z przestrzeni coworkingowych czy otrzymać darmowy terminal płatniczy, co jest niezwykle przydatne w biznesie.

Dodatkowo traktuj konto firmowe jako element przygotowania do kredytu firmowego, który prędzej czy później pewnie weźmiesz. Dzięki dłuższej historii wpływów na takim koncie bank może lepiej ocenić Twoją zdolność kredytową.

Od kiedy konto firmowe?

Zastanawiasz się, kiedy jest dobry moment, aby otworzyć konto firmowe? Rekomendujemy, żeby był to Twój kolejny krok zaraz po rejestracji swojej działalności. Pamiętaj, tylko żeby poszukać takiej oferty, gdzie na początku rachunek będzie bezwarunkowo darmowy. W końcu, gdy dopiero rozpoczynasz swój biznes, nie wiesz, jakie zyski on Ci przyniesie. Nie obciążaj więc siebie dodatkowo opłatą za konto.

Płatności firmowe z konta prywatnego – jak je rozliczyć?

Jeśli jednak uważasz, że do celów biznesowych wystarczy Ci zwykły rachunek dla klientów indywidualnych i dodatkowo nie będziesz płatnikiem VAT, to sprawdź, jak rozliczyć płatności firmowe z konta prywatnego.

Przede wszystkim musisz je odpowiednio udokumentować, wpisując wszystkie pozycje w swojej firmowej ewidencji (np. KPiR). Pamiętaj jednak, że taki rachunek musi być wyłącznie Twój (nie możesz prowadzić go np. ze współmałżonkiem). Zwróć również uwagę na to, czy w regulaminie Twojego banku nie ma zapisu, że konta prywatnego nie można prowadzić w celach związanych z działalnością gospodarczą. Takie praktyki często są stosowane, więc warto się upewnić.

Nie traktuj konta firmowego jako zła koniecznego, bo naprawdę dedykowany rachunek może Ci wiele ułatwić. Pamiętaj, tylko żeby porównać oferty i poszukać takiej, która nie narazi Cię na zbędne koszty, ale umożliwi korzystanie z bonusów, które rzeczywiście przydadzą Ci się podczas prowadzenia własnego biznesu.